La firma de una persona en lo general implica la exteriorización de su voluntad respecto de cierto actos, normalmente tiene la finalidad de perfeccionar un acto cuando las formalidades así lo exigen, conlleva entonces al hecho de aseverar que la persona que ha firmado un documento esta de acuerdo con lo ahí plasmado, en algunos casos es para adquirir obligaciones y en otros se trata de simples comunicaciones que trascienden, en todo caso se trata de proporcionar certeza y seguridad a las partes.
Fue con la autoridad fiscal cuando se comenzó a utilizar de manera permanente la denominada e.firma, conocida como la Firma Electrónica, estableciéndose en el Código Fiscal de la Federación que cuando las disposiciones fiscales obliguen a presentar documentos, éstos deberán ser digitales y contener dicha firma del obligado, con la salvedad de que en algunos casos puede establecerse una regla diferente autorizando el uso de otras firmas electrónicas, como es el caso de la contraseña que se encuentra ligada al Registro Federal de Contribuyentes; en ambos casos debe realizarse el trámite correspondiente para su obtención ante el Servicio de Administración Tributaria -SAT-
Tanto la firma electrónica como la contraseña se obtienes a través de una solicitud y aprobación que requiere acreditar la identidad del contribuyente, puede iniciarse en el portal del SAT pero en el caso de que las autoridades requieran alguna aclaración deberá hacerse en el plazo establecido a efectos de no dejar abandonado el trámite y en consecuencia no surta efectos, estos medios de firma sustituyen la firma autógrafa y produce los mismos efectos que las leyes otorgan a los documentos correspondientes, teniendo igual valor probatorio.
Estos instrumentos de identificación tienen una vigencia de cuatro años, por lo que es recomendable que antes de su vencimiento se realice la renovación a través del portal del SAT y como se ha comentado, tiene un uso ya casi universal es útil para realizar más de 400 trámites, además de los del SAT, el IMSS, CONAGUA entre otros.
La e.firma al tener la misma validez que la firma autógrafa implica por si una responsabilidad importante y que con ella se entiende, se evita la suplantación de identidad, por lo que en ningún caso se puede negar la realización de un trámite que se haya dado con ésta, razón suficiente para tener especial cuidado en su resguardo y procurar no compartirla.
En consecuencia todos los trámites que deba realizar tanto una persona física como una persona moral, deberá hacerse con la firma electrónica o contraseña, para obtenerla deberá solicitarse una cita para acudir a cualquier modulo del SAT y comprobar datos de identificación generales de las personas físicas como contribuyente o como representante legal de las personas morales en su caso, tomando además los datos biométricos como las huellas digitales de los dedos de la mano, habrá que llevar consigo el Registro Federal de Contribuyentes , la clave única de registro poblacional –CURP-, comprobante de domicilio no mayor a tres meses de antigüedad y una USB para la guarda de los archivos de la firma electrónica; los datos de identidad que el Servicio de Administración Tributaria obtenga con motivo de la comparecencia, formarán parte del sistema integrado de registro de población.
En los trámites que se realicen mediante la remisión de un documento digital a las autoridades fiscales, recibirán el acuse de recibo que contenga el sello digital. El sello digital es el mensaje electrónico que acredita que un documento digital fue recibido por la autoridad correspondiente. En este caso, el sello digital identificará a la dependencia que recibió el documento y se presumirá, salvo prueba en contrario, que el documento digital fue recibido en la hora y fecha que se consignen en el acuse de recibo mencionado, lo que da certeza también al contribuyente de su trámite fue recibido.
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*Contador Público Certificado y Licenciado en Derecho
*Expresidente del Colegio de Contadores Públicos de Querétaro
*Expresidente del la Federación de Colegios y Asociaciones de Profesionistas del Estado de Querétaro (FECAPEQ)
